Personopplysningspolicy

Personopplysningspolicy for Reistadløpet AS

1. Informasjon

Denne informasjon forklarer hvordan Reistadløpet AS, heretter kalt ”Reistadløpet” håndterer dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har.

Informasjonen henvender seg til de som

Din integritet er viktig for oss

Ditt personvern er viktig for oss. Vi er derfor opptatt av at personlige data som innsamles om deg blir lagret og administrert på en trygg og sikker måte, og i samsvar med Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven). Reistadløpet, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.  De daglige oppgavene kan være delegert til ulike virksomhetsområder.  Delegeringen omfatter kun oppgavene, og ikke ansvaret.

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom informasjonen nøye. Hvis du har spørsmål om hvordan din personlige informasjon er håndtert kan du gjerne kontakte oss. Vår kontaktinformasjon finnes på slutten av denne teksten.

2. Personopplysninger

Personlige data er enhver informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til deg, for eksempel navn, adressedetaljer, bilde, personnummer eller IP-adresse.

3. Hvilke personlige opplysninger vi håndterer om deg og hvorfor

3.1 Når du registrerer deg for et løp

Når du registrerer deg for et løp, må du gi følgende informasjon til vår leverandør som håndterer påmelding og tidtaking.

Hvis påmelder/betaler/fakturamottaker er en annen enn deltaker innhentes tilsvarende informasjon om fakturamottaker.

Som registrert deltaker får du tildelt en unik profil (ID-nummer) og senere også et startnummer.

Dataene som er lagret benyttes til to formål:

Som utøver har du rett til å bli anonymisert i våre publiserte deltaker- og resultatlister.  I noen tilfeller vil det imidlertid være slik at resultatet har en offentlig interesse som veier tyngre, slik at resultatet ikke kan anonymiseres.  Eksempler på dette er hvis du for eksempel deltar i eliteklassen, eller er vinner i en av de andre klassene.

Dette er noe du selv aktivt kan ta stilling til ved å velge å avstå fra deltakelse.

Selv om du deltar i et arrangement som anonym, og ditt navn ikke blir publisert i offentlige deltaker- og resultatlister, så trenger arrangør tilgang til denne informasjonen for at de skal kunne yte riktig service til deg, som

Det er viktig at deltagere som ønsker å være anonyme presiserer dette allerede ved påmelding. Anonyme deltagere vil ikke få registrert løp i adelskalenderen.

Som deltaker i idrettsarrangement aksepterer du at Reistadløpet ønsker å få publisert resultatene videst mulig. Data som er nødvendig for å presentere resultater kan derfor deles med tredjeparter.
Ved deling av resultatdata deles kun de data som er nødvendig for å presentere resultatlister:

Hvis du har valgt å delta som anonym vil ditt resultat bli levert anonymisert til tredjeparter.  Det betyr at navn og klubb/team/by vil være anonymisert.  Adresse, kontaktinformasjon (telefon/epost) deles ikke med tredjepart til dette formål.

Eksempler på tredjeparter som kan motta resultater er:

Rettslig grunnlag for håndtering: deltakeren gir Reistadløpet samtykke under påmeldingsprosessen. Reistadløpet bruker data for statistikk, personlig service og for markedsføring av våre løp.

Oppbevaringsperiode: vi beholder data om deg og din deltakelse til du tilbakekaller ditt samtykke, inkludert som grunnlag for løpsstatistikk og adelskalender.

3.2 Når du er sponsor eller partner av Reistadløpet

Når du er sponsor eller partner av Reistadløpet, bruker vi følgende informasjon som du oppgir til oss:

Reistadløpet håndterer dine personlige data til

Juridisk grunnlag for håndtering: dataene som Reistadløpet registrerer om personer fra selskapet som er sponsorer eller partnere er regulert i kontraktsprosessen.

Oppbevaringsperiode: vi lagrer data om deg og firmaet du representerer til du tilbakekaller ditt samtykke.

3.3 Når du er funksjonær/frivillig i noen av Reistadløpets aktiviteter eller organisasjonskomiteer

Når du er en funskjonær/frivillig i Reistadløpets aktiviteter eller komiteer, bruker vi følgende informasjon som du gir til oss:

Reistadløpet håndterer dine personlige data til

Juridisk grunnlag for håndtering:
Funksjonæren er enig i at personlig informasjon blir håndtert ved samtykke til deltagelse som funksjonær til våre aktiviteter eller i en komite.

Oppbevaringsperiode: vi beholder data om deg og tilknytningen du representerer, til du tilbakekaller ditt samtykke.

3.4 Ved kommunikasjon med oss

Du kan velge å kommunisere med Reistadløpet på forskjellige måter, for eksempel via sosiale medier, ringe eller sende e-post med vår kundeservice.

Når du kommuniserer med oss, håndterer vi informasjonen du gir oss, for eksempel:

Vi vil behandle dine personlige data for å

Juridisk grunnlag for håndtering: vi håndterer dine personlige data for vår og din legitime interesse i å håndtere din sak.

Lagringstid: vi lagrer dine personlige data i opptil 24 måneder etter avslutning av saken for å sikre sporbarhet i din kommunikasjon med oss.

3.5 Ved bruk av Reistadløpets nettside og programmer

Når du besøker nettstedet vårt og våre sosiale medier, håndterer vi

Vi vil behandle dine personlige data for å

Juridisk grunnlag for håndtering: vi håndterer din personlige informasjon for våre legitime interesser i å vedlikeholde, teste og forbedre våre digitale verktøy og tjenester.

Lagringstid: vi lagrer dine personlige data i en måned etter at du har brukt våre digitale kanaler.

3.6 Når du mottar en lønn eller andre godtgjørelse fra Reistadløpet

Når du mottar lønn eller annen godtgjørelse fra Reistadløpet, bruker vi følgende informasjon som du selv oppgir til oss:

Reistadløpet styrer dine personlige data for å etablere ansettelseskontrakter, betale ut lønninger, og rapportere data til norske myndigheter (feks norske skattemyndigheter).

Personopplysninger kan også inkluderes i dokumenter som loggbok, budsjetter, timeregistreringer, arbeidsplaner, telefonering med mer.

Sparebank 1 NordNorge er Reistadløpets bank for betaling av lønn og godtgjørelser. For mer informasjon om Sparebank 1 NordNorges retningslinjer for databeskyttelse/personopplysningsbehandling, se snn.no

Juridisk grunnlag for håndtering: personopplysninger lagres for å behandle ansettelse og tariffavtaler i samsvar med juridiske krav og ansettelseskontrakt som grunnlag.

Oppbevaringsperiode: vi beholder personlige data så lenge det er nødvendig for Reistadløpet å oppfylle sine forpliktelser under arbeidsavtaler og tariffavtaler, mulige krav til arbeidskraft og overholde lovbestemte forpliktelser. Alle personlige data som ikke lenger er nødvendige, vil bli fjernet.

Du har rett til et innblikk i hvordan dine personlige opplysninger behandles. Dette betyr at du kan be om tilgang til visse opplysninger om behandlingen. Du har også rett til å be om å få unøyaktig personlige data endret, redundant behandling begrenset, ubegrunnet behandling slettet.

3.7 Når vi har en lovfestet forpliktelse

I tillegg til det som er beskrevet i de ovennevnte avsnittene, håndterer vi i noen tilfeller dine personlige data når vi er pålagt ved lov, for eksempel på grunn av vår regnskapsmessige forpliktelse, forpliktelser som følge av lov, eller på forespørsel fra myndighet.

Juridisk basis: Når vi håndterer dine personlige data pga etterspørsel fra myndighetene, gjør vi det med en juridisk forpliktelse.

4. Hvor lenge vi beholder dine personlige data

Dine personlige data lagres så lenge det er nødvendig å oppfylle det formål å behandle, eller så lenge vi har tillatelse til å lagre dem ved lov. Deretter vil informasjonen bli slettet eller de-identifisert slik at det ikke lenger kan være knyttet til deg. Les mer om hvor lenge vi lagrer dataene ovenfor under de respektive avsnittene i kapittel 3.

5. Hvem vi avslører din personlige informasjon til

Reistadløpet kan avsløre dine personlige data til følgende kategorier mottakere:

Når din personlige informasjon deles med en mottaker som er en uavhengig datakontrollør, for eksempel en autoritet eller en bank, er mottakerens personvernpolicy og informasjon om personlig databehandling tilgjengelig.

6. Hvordan vi beskytter dine personlige opplysninger

Ditt personvern er viktig for oss, og derfor setter vi sikkerhet i fokus. Vi iverksetter tiltak for å beskytte dine data i samsvar med etablerte retningslinjer informasjonssikkerhet. Dette betyr at vi vil sende informasjonen din på en slik måte at de ansatte bare har tilgang til den informasjonen de trenger for å utføre arbeidet sitt. Oppbevaring av informasjonen er iht underpunktene under punkt 3.

7. Dine rettigheter

Du har visse rettigheter i henhold til personopplysningsloven:

Hvis du vil bruke noen av dine rettigheter, kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktdetaljene lenger ned.

For å lære mer om databeskyttelse og dine rettigheter, les mer om dette i personopplysningsloven, den generelle personvernforordningen og på EUR-Lex (regulation 2016/679).

Skulle du tenke at vår behandling av dine personlige data ikke er i samsvar med personopplysningsloven, vennligst kontakt oss. Se kontaktdetaljer nedenfor.
Klagemyndighet er Datatilsynet.

8. Sletting
Du kan be om at data blir slettet fra våre registre.  Men du må være oppmerksom på at enkelte data ikke kan slettes – og at man i stedet må anonymisere.  Hvis du har et resultat i et arrangement, og du ønsker å bli slettet vil din plassering i resultatlisten opprettholdes – men du blir erstattet med en anonym utøver. Hvis ønske om sletting kommer etter at resultatlisten er offentliggjort vil det bare være begrenset mulig å gjennomføre anonymisering da resultater deles via sosiale medier langt utenfor Reistadløpets kontroll.

Du kan ikke be om sletting av data som er nødvendig for oppfølging av eventuelt økonomisk mellomværende mellom deg og Reistadløpet. I slike tilfeller må du først gjøre opp mellomværende før du kan be om sletting.

Sletting av data skjer ved at du kontakter Reistadløpet.

En prosess med sletting skal ta maksimalt 30 dager.  Hvis data ikke kan slettes skal du innen 30 dager motta tilbakemelding om hvilke data som ikke kan slettes og begrunnelse.  Du skal motta bekreftelse når data er slettet.

9. Kontaktinformasjon
Reistadløpet AS (org.nr 917388555) er ansvarlig organisasjon for håndtering av dine personlige data.

Hvis du ønsker ytterligere informasjon om hvordan din personlige informasjon blir håndtert kan du kontakte oss via en skriftlig personlig signert forespørsel sendt til:

Reistadløpet AS, Boks 50, 9305 Finnsnes, Norge

I brevet vil vi at du skal oppgi navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og personnummer i tillegg til ditt tilfelle. Ta også med en kopi av din ID.

Hvis du bare ønsker å avslutte abonnementet på nyhetsbrev kan du kontakte oss via info@reistadlopet.no.

10. Oppdateringer av informasjonen teksten

Denne informasjonen teksten ble sist oppdatert 23. juni 2018 og kan endres. Oppdatert tekst vil hele tiden være tilgjengelig på våre nettsider.